Politique de confidentialité
1 - Introduction
MELLOUK Law (également dénommée « MELLOUK Law » et/ou « nous ») respecte la vie privée et s’engage donc à protéger les données (personnelles) de tous ses clients. Cette politique de confidentialité donne un aperçu de l’importance que MELLOUK Law attache à la protection de la vie privée et des données personnelles et vise à établir comment MELLOUK Law agit à ce sujet et les droits de ses clients en expliquant quelles données personnelles nous collectons, pourquoi et comment nous les utilisons et avec qui nous les partageons. Il explique également les droits dont vous disposez en ce qui concerne vos données personnelles, y compris la manière de nous contacter ou de déposer une plainte.
La présente politique de confidentialité s’inscrit dans le cadre du Règlement européen 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (« Règlement général sur la protection des données » ou « RGPD »), ainsi que de la loi du 30 juillet 2018 (M.B 05.09.2018) relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel.
Dans la mesure où vous, en tant que client, nous fournissez les données personnelles de tiers, par exemple des employés, des collègues indépendants ou d’autres contacts, veuillez leur fournir cette politique de confidentialité avant de partager leurs données personnelles avec nous.
2 - Définitions
- Responsable du traitement : une personne physique ou morale qui (seule, conjointement ou avec d’autres personnes) détermine la ou les finalités « pour lesquelles » et la manière « dont » les données personnelles sont ou seront traitées.
- Personne concernée : une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant tel qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne ou à un ou plusieurs facteurs spécifiques à l’identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale de cette personne physique.
- Données personnelles : toute information relative à une personne physique identifiée ou identifiable. Une personne physique identifiable est une personne qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne ou un ou plusieurs facteurs spécifiques à l’identité physique, psychologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale de cette personne physique.
- Violation de données personnelles : violation de la sécurité entraînant la destruction, la perte, l’altération, la divulgation ou l’accès non autorisés, accidentels ou illicites, aux données personnelles transmises, stockées ou traitées d’une autre manière.
- Traitement : toute opération ou ensemble d’opérations effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés sur des données à caractère personnel ou sur des ensembles de données à caractère personnel, telles que la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, la conservation, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, la limitation, l’effacement ou la destruction.
- Sous-traitant : une personne physique ou morale (autre qu’un collaborateur du responsable du traitement) qui traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement. En toutes circonstances, nous assurons la protection des données des clients par des conventions assurant la confidentialité.
- Catégories particulières de données : données personnelles révélant l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques ou l’appartenance syndicale, et le traitement des données génétiques, les données biométriques aux fins d’identifier de manière unique une personne physique, les données concernant la santé ou les données concernant la vie sexuelle ou l’orientation sexuelle d’une personne physique (art. 9). Les données relatives aux condamnations pénales ou aux infractions sont également sensibles (art. 10).
3 - Qui est responsable du traitement de vos données personnelles ?
L’entité responsable du traitement de vos données personnelles est MELLOUK Law dont le siège est situé à 7500 TOURNAI, Rue Fontenoy 31. MELLOUK Law est immatriculée à la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro 0680.832.706.
Pour toute question relative à la présente politique ou pour exercer vos droits concernant vos données personnelles, vous pouvez nous contacter par courrier à l’adresse ci-dessus ou via l’adresse électronique suivante : kenza@mellouklaw.be.
4 - Pourquoi traitons-nous vos données personnelles ?
MELLOUK Law traite les données à caractère personnel de ses clients, des employés ou autres travailleurs indépendants de ses clients ou des contacts de ses clients dont MELLOUK Law reçoit les données à caractère personnel par l’intermédiaire de ses clients, aux fins suivantes :
- pour vous fournir nos services juridiques à votre demande, c’est-à-dire des conseils juridiques, des procédures, de l’arbitrage, du travail transactionnel, etc. ; pour échanger des informations avec vous et pour répondre à vos questions (par courrier, e-mail, téléphone, etc.) en relation avec la fourniture de nos services juridiques, c’est-à-dire pour demander, recevoir et discuter de vos instructions, pour vous tenir informé de l’état de votre dossier, prendre les mesures nécessaires vis-à-vis des tiers, autorités et autres ;
- pour nous conformer à nos obligations légales, entre autres, nos obligations en vertu de la législation anti-blanchiment d’argent ;
- pour vous tenir informé des dernières nouvelles et informations juridiques pertinentes pour votre entreprise via nos newsletters et invitations à nos séminaires, pour maintenir notre base de données à jour, pour utiliser les informations que vous fournissez pour mieux vous comprendre et pour améliorer nos envois et notre offre de services ;
- à des fins de facturation, administratives et autres.
5 - Quelle est notre base juridique pour le traitement de vos données personnelles ?
Si vous êtes un client, le traitement que nous faisons de vos données personnelles est nécessaire à l‘exécution du contrat, concernant la fourniture des services juridiques de MELLOUK Law, auxquels vous et MELLOUK Law êtes parties.
MELLOUK Law traite également vos données personnelles pour se conformer à ses obligations légales auxquelles MELLOUK Law est soumise, entre autres les obligations légales imposées par la législation anti-blanchiment.
Si vous êtes un employé ou un collaborateur indépendant de notre client et que notre client vous a désigné comme personne de contact, nous traitons vos données personnelles sur la base de notre intérêt légitime et de celui de notre client à interagir en relation avec nos services juridiques.
Si vous êtes un contact de notre client et que nous avons reçu vos données personnelles de notre client, par exemple parce que vous êtes un expert, un fournisseur, un comptable ou que vous collaborez avec notre client d’une manière ou d’une autre, nous traitons également vos données personnelles sur la base de notre intérêt légitime et de celui de notre client à mieux organiser nos services juridiques à nos clients.
Nous estimons que notre intérêt légitime ou celui de notre client à traiter les données personnelles concernées n’est pas supplanté par vos intérêts ou vos droits et libertés fondamentaux. Si vous ne souhaitez pas que vos données personnelles soient traitées aux fins susmentionnées, veuillez nous contacter à l’adresse kenza@mellouklaw.be car vous avez le droit de vous opposer gratuitement à ce traitement (cf. ci-dessous : Quels sont vos droits ?).
Comme nous avons reçu vos données personnelles pour vous fournir nos services juridiques, nous pensons qu’il est également dans l’intérêt légitime de MELLOUK Law de traiter vos données personnelles pour vous envoyer nos newsletters et invitations à nos séminaires. À ce titre, nous vous tenons informés des derniers développements juridiques ainsi que de toutes les informations pertinentes sur MELLOUK Law elle-même. Vous pouvez vous opposer au traitement de vos données personnelles à cette fin à tout moment et gratuitement en cliquant sur « se désabonner » en bas de chaque newsletter ou invitation. Dans ce cas, nous vous retirerons de notre liste de diffusion.
6 - Quel type de données personnelles collectons-nous ?
Nous traitons les données personnelles suivantes :
- nom, prénom, fonction, nom de l’entreprise, adresse de l’entreprise, entité juridique, adresse e-mail, téléphone (portable) et fax,
- nationalité, carte d’identité, numéro national, numéro de TVA, coordonnées bancaires, numéro de registre du commerce
- langue préférée, domaines d’intérêt particuliers, affiliations, secteurs d’activité, etc.,
- Informations relatives à l’affaire ou à l’entreprise : les informations relatives à l’affaire peuvent inclure des données personnelles d’autres personnes physiques. Nous ne traitons pas ces données personnelles dans une base de données séparée. Ces données personnelles font partie des fichiers traités dans le système de gestion documentaire de MELLOUK Law. Compte tenu de notre obligation de secret professionnel en tant qu’avocats, MELLOUK Law est dispensé d’informer les personnes concernées de ce traitement.
La fourniture de certaines de vos données personnelles peut être une exigence légale et/ou une exigence nécessaire pour conclure un contrat avec MELLOUK Law. Ne pas les fournir peut entraîner la non-conclusion du contrat avec MELLOUK Law ou l’impossibilité pour MELLOUK Law de fournir ses services juridiques.
Ces données peuvent être collectées comme suit :
- directement auprès de vous, telles que les informations que vous nous avez fournies lorsque vous avez choisi de recevoir nos envois ou demandé nos conseils juridiques ;
- à partir d’autres sources, telles que votre numéro de TVA.
7 - Finalités du traitement des données personnelles
MELLOUK Law ne traite les données personnelles que lorsque cela est nécessaire à la réalisation d’objectifs clairement établis.
Les données personnelles ne seront pas traitées par ou pour le compte de MELLOUK Law d’une manière incompatible avec ces finalités.
Les principales finalités du traitement des données personnelles des clients de MELLOUK Law sont :
- Pour assurer l’exécution du contrat que vous avez conclu avec vous,
- Pour remplir certaines obligations légales telles que la fiscalité ou la comptabilité,
- Pour vous offrir un conseil sur mesure,
- Pour assurer la gestion quotidienne de MELLOUK Law,
- Pour vous inviter à des événements et à des opportunités clients.
- Pour mener des activités de marketing telles que vous offrir la possibilité de vous abonner à une newsletter.
8 - Avec qui partageons-nous vos données personnelles ?
En règle générale, nous ne partageons pas vos données personnelles avec des tiers.
Dans certains cas, nous pouvons le faire :
- lorsque la loi ou une ordonnance émanant d’un tribunal l’exige ;
- lorsque, dans le cadre des services que nous fournissons, nous pouvons être amenés à partager vos données à caractère personnel avec des autorités officielles, des experts, des huissiers, des notaires, etc. en Belgique ou à l’étranger, sur instruction de notre client,
- lorsque cela est utile ou nécessaire à cette fin, aux sous-traitants qui traitent en notre nom, c’est-à-dire pour effectuer certaines activités (de traitement), par exemple l’organisation de campagnes de publipostage ou d’événements, ou aux fournisseurs de services informatiques, d’hébergement et de communication, étant précisé que nous concluons le cas échéant un accord de traitement avec ces parties qui ont accès à vos données personnelles pour l’exécution de leurs services,
- aux fins de notre organisation interne, pour pouvoir travailler avec d’autres partenaires, associés et membres du personnel de MELLOUK Law pour vous fournir les services juridiques que vous nous demandez de fournir.
9 - Combien de temps conservons-nous vos données personnelles ?
Nous prenons les mesures adéquates pour nous assurer que vos données personnelles ne sont pas conservées plus longtemps que nécessaire pour atteindre les objectifs susmentionnés ou si nécessaire dans le cadre d’un contrat ou d’une obligation légale.
Cependant, veuillez prendre en considération que cette période peut être plus longue que la durée pendant laquelle vous, en tant que client, êtes en relation contractuelle avec MELLOUK Law ou êtes associé à MELLOUK Law. Par exemple, nous pouvons conserver vos données personnelles pour nous protéger dans le cadre de procédures judiciaires
(i) Traitement des données personnelles dans le but de vous fournir nos services juridiques
Nous traitons vos données personnelles aussi longtemps que nécessaire pour la fourniture par MELLOUK Law des services juridiques que vous avez demandés.
Après la fin de notre relation contractuelle, nous traiterons ces données personnelles aussi longtemps que nécessaire pour des raisons fiscales, comptables ou autres exigences légales.
(ii) Traitement de vos données personnelles à des fins de marketing direct
Nous traiterons vos données personnelles pour vous tenir informé de toute actualité juridique ou de toute information pertinente pour votre entreprise via les bulletins d’information ou les invitations à des événements de MELLOUK Law jusqu’à ce que vous vous opposiez au traitement de vos données personnelles à cette fin. Dans ce cas, nous supprimerons immédiatement vos données personnelles de nos listes de diffusion. Cette suppression n’aura pas d’impact sur le traitement de vos données personnelles par MELLOUK Law dans le but de vous fournir des services juridiques.
10 - Sécurité et confidentialité
Les données personnelles seront traitées par MELLOUK Law de manière à assurer un degré de sécurité adéquat, y compris la protection contre le traitement non autorisé ou illégal et contre la perte, la destruction ou les dommages accidentels, au moyen de mesures techniques ou organisationnelles appropriées.
11 - Quels sont vos droits ?
Vous disposez d’un certain nombre de droits en ce qui concerne les données personnelles que nous traitons à votre sujet, notamment :
Les droits des personnes concernées expliqués :
a) Droit à l’information
La personne concernée a toujours la possibilité de demander ses données personnelles (y compris les finalités du traitement, les catégories de données personnelles, la durée de conservation estimée) et d’être informée de ce qu’il advient des données collectées auprès de la personne concernée.
b) Droit d’accès
La personne concernée a le droit de déterminer le type de données personnelles que nous détenons à votre sujet, la manière dont nous traitons vos données personnelles et une copie de vos données personnelles.
c) Droit de rectification, d’effacement, de limitation et d’opposition
La personne concernée a le droit de faire corriger ou compléter les données personnelles incorrectes.
Dans certaines circonstances, la personne concernée a le droit de faire supprimer ses données personnelles de tout fichier.
En outre, la personne concernée a le droit de s’opposer ou de demander la limitation du traitement de vos données personnelles. Toutefois, dans certains cas, le traitement des données personnelles est nécessaire pour se conformer aux obligations légales ou pour pouvoir exécuter des obligations contractuelles. Dans ce cas, le respect de ces obligations prévaudra sur le droit d’opposition, de limitation ou d’effacement de la personne concernée. Par conséquent, MELLOUK Law évaluera au cas par cas si la demande peut être satisfaite ou non.
d) Droit à la portabilité des données
La personne concernée a le droit de recevoir ses données personnelles, traitées par MELLOUK Law dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine et/ou de transmettre ces données à un autre responsable du traitement lorsque cela est techniquement possible.
e) Droit de ne pas faire l’objet d’une prise de décision individuelle automatisée, y compris le profilage
La personne concernée a le droit de ne pas faire l’objet d’une décision fondée uniquement sur un traitement automatisé, y compris le profilage, qui produit des effets juridiques sur la personne concernée ou l’affecte de manière significative de manière similaire.
Pour exercer vos droits concernant vos données personnelles, vous pouvez nous contacter via l’adresse e-mail suivante : kenza@mellouklaw.be.
Nous pouvons vous demander de fournir une preuve de votre identité pour des raisons de sécurité et afin d’empêcher la divulgation non autorisée ou l’utilisation abusive de données personnelles.
Dans un délai maximum d’un mois après réception de la demande, MELLOUK Law traitera les demandes respectives. Si MELLOUK Law a des raisons légitimes de ne pas accéder à la demande, MELLOUK Law contactera la personne en question et motivera sa décision.
En cas de marketing direct, nous supprimerons vos données personnelles à votre demande et gratuitement.
12 - Utilisons-nous des cookies ou autres traceurs ?
Nous utilisons des cookies sur notre site internet.
Un cookie est un code sous la forme d’un fichier stocké sur votre ordinateur. Lors d’une visite ultérieure sur notre site internet, ces cookies peuvent alors être reconnus. Les cookies nous aident à améliorer notre site, à faciliter votre navigation, à vous offrir une publicité ciblée ou encore à analyser notre audience.
Pour en savoir plus sur notre Politique en matière de cookies, veuillez consulter notre site internet, sous l’onglet « Politique des cookies ».
13 - Questions et réclamations
Si vous avez des questions, des remarques ou des plaintes concernant cette politique ou la manière dont MELLOUK Law traite vos données personnelles, n’hésitez pas à envoyer un e-mail à kenza@mellouklaw.be.
Si, à tout moment, la personne concernée estime que MELLOUK Law porte atteinte à sa vie privée, elle a le droit de déposer une plainte auprès de l’Autorité belge de protection des données:
Rue de la Presse 35,
1000 Bruxelles,
Tél. +32 (0)2 274 48 00
Mail contact@apd-gba.be
14 - Amendements
MELLOUK Law se réserve le droit de modifier cette politique afin de se conformer aux lois applicables en matière de protection de la vie privée. Nous pouvons réviser cette politique à tout moment en la modifiant. Vous pouvez consulter à tout moment la version actuelle de notre politique de confidentialité sur notre site Web.
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